我校推进校友工作信息化建设纪实

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风物长宜放眼量
——我校推进校友工作信息化建设纪实

  编者按：身处资讯日益发达的现代信息社会，如何更多更及时地搜集有用信息，如何更有效更快捷地利用好这些信息，决定着各项工作的成效。新时期校友工作的发展有赖于对信息资源和信息工具的积极开发、利用。
   2015年4月13日下午，校友办主任李正军和岳宇翔老师来到我校网络中心，在文志华老师的陪同下，认真查看了校友管理信息系统MIS的服务器，并就下一步的工作与文老师进行了沟通，决定大力推进我校校友工作信息化建设。
一、校友工作信息化建设的重大意义
  我们认为，随着高校办学自主权的逐步扩大，社会资源尤其是校友资源在高校发展中发挥的作用越来越大。它是高校获得外界人力、物力、财力、信息等支持的重要渠道，是学校最宝贵的社会资源。因此，在“互联网＋”时代，充分利用现代网络技术、新媒体技术，开发与利用好校友资源，提升校友管理科学化水平，对全面发挥校友资源在增强办学实力、促进高校发展上具有十分重要的意义。
  校友工作的信息化建设既是校友工作的一个组成部分，又是拓展校友工作本身和营造高尚、丰富的校友文化的新思路、新途径之一。在信息化建设工作中需要引入“资源利用与价值最大化”的概念，要明确不是为了搜集而搜集，不是为了信息化而信息化，而是要尽可能地整理和利用好丰富、宝贵的校友资源，发挥其价值。在实际中谋求建立较长远规划的联络交流机制，为校友活动、校友事业合作、校友文化提升等方面提供信息支持和服务。而当前信息化建设中的新举措就是“推动校友工作的网络化”。推动校友工作的网络化就是要利用网络这一现代社会重要的信息工具，搭建一个网上信息交流和多方互动的平台，对信息的搜集、发布和校友信息服务等提供有力的支持。同时，我们亦要关注蕴涵其间的网络文化精神和情感因素。
二、我校校友工作信息化建设基本情况
1、起步阶段：2008年10月——2010年5月
  湖南工业大学校友工作起步于2008年10月，2009年3月正式成立校庆办，组织筹备我校办学50周年庆典，这是本阶段的标志。2009年11月28日举办成功我校办学50周年庆典。2009年12月对校庆活动进行了认真总结和回顾。
  此阶段的校友工作信息化建设处于起步阶段，开办了校友总会网站，与校友联系的基本方式还是停留在打电话、传真、聊QQ、建QQ群、发E-mail等传统方式。
  在信息技术如此发达的今天，校友人数以每年近万人的数据增长，校友信息在不断变更，如果还是单一的“一对多”的管理模式，势必会给校友管理工作带来了不小的压力且效率低下。
  应该说，校友管理一直以来是国内外各高校为难的话题，其主要因素是：手工报表管理及统计，信息失真，校友联络信息变更频繁，校友流失率高；没有强有力的组织机构，将分布在各地的校友合理组织起来，形成强大的再营销和再扩散的传播网络；校友毕业以后，其后续获得的强大资源、人脉网络无法被协调整合、有效利用起来，人际关系受时间、地点、地域的影响，大量流失；多数校友无法继续与学校保持互动，不能实时感受来自母校的问候和温暖，也无法实时借助庞大的校友网络，形成强劲的共荣共进、互助互帮、情感及经验交融的校友圈子。上述积弊，由来已久，学校总是处于“培养一批学子，丢失一大批校友”的窘况之中。
2、启动阶段：2010年6月——2013年9月
  2010年6月经校务会研究决定，撤销校庆办，成立校友办，与校友总会秘书处合署办公，这是本阶段的标志。正式成立组织机构，还有经费保证。校友办一帮人沉下心来，决定启动我校校友工作信息化建设。
  2010年12月，校友总会秘书处与中国电信株洲分公司合作，建立了校友联系短信群发平台。校友总会积极利用该平台，与各地校友进行沟通，使之成为校友了解母校，联系母校的窗口。
  2012年4月，南北兄弟信息技术（北京）有限公司首席执行官、国际教育学会主席梁海虎先生来到我校，详细介绍并演示了该公司研发推出的“校友互动商业社交网络系统”的校友管理应用软件。该公司推出的是一套“多对多”先进技术管理模式软件，该软件可分别管理各学院、各省（市）的分校友会的校友资源，整合校友资源，以校友拉动校友，从而拉近母校与校友之间的距离。该公司经过多年研发，开发出了简单易用、个性定制、汇聚校友力量、构建品牌名校的“校友互动商业社交网络系统”，该系统强调“5分钟帮学校建立一个校友商业社交网络”，通过会员管理系统、教育管理系统、校友管理系统、学生管理系统、俱乐部管理系统、捐赠管理系统共七大系统，帮助学校及培训机构快速搭建便捷快速、应用度高、系统完善的全新校友网络。
  据了解，南北兄弟校友会会员SNS系统，可以帮助学校快速建立自己的SNS平台，将同学凝聚在自己的平台之上，提供个性化的学习、辅导、活动、聚会等延伸服务，这种SNS商业模式是以“校友”为圈子的核心所提供的专门解决方案，是对传统SNS的一种革新和挑战。高校可以借此快速拥有自己的自建社交网络，校友会员之间的信任感会急剧增加，由于校友间的互信，同学之间的商业应用可以迅速发展起来，不会受时间、地点的限制，建起遍布全国、全球的校友交互网络。
3、起航阶段：2013年9月——至今
  2013年9月，湖南工业大学校友总会官方微信开通，这是本阶段的标志。
  2013年10月，为便于校友识别，校友会设计出台了专用标识Logo，并将网址更名为：http://alumni.hut.edu.cn/。
  2013年11月，《湖南工业大学校友管理信息系统》第一期建设完成了MIS软件招标采购任务，2014年上半年完成了相关软件调试、操作培训工作。2014年9月完成了第二期建设，招标购买了软件运行相关硬件服务器，并完成安装调试。
  2014年6月，校友总会特别委托我校计算机与通信学院何频杰老师开发设计校友总会官方微信公共平台，完成校友总会门户网站的改造升级。目前官方微信功能很多，关注人数也在不断增加，受到校友好评。各地校友分会也纷纷建立微信群，便于校友联络和沟通。
  2015年2月以来，校友总会目前正在开发“校友会微哨”和手机APP终端，拍摄校友总会专题宣传片，不断加强校友工作的信息化建设。
  目前校友办在编工作人员只有4人，而校友有18万之多。在信息技术如此发达的今天，校友人数以每年万人的数据增长，校友信息在不断变更。如果还是单一的（一对多）的管理模式，势必会给校友管理工作带来不小的压力且效率低下。建立校友社区，将改变以往校友工作人员收集和整理信息的工作模式，从而由校友自己主动提供最新的资料信息。通过校友社区，校友管理系统可以推动校友在线更新个人信息，校友使用不同的功能，系统可以提示相应的信息更新，让校友自然而然地更新信息。
三、我校校友工作信息化建设任重而道远
  至今，我们经历了2008——2015八个年头，一路走来，感觉不平凡、感到有成效，感触有很深。回顾过去的七年，校友工作信息化建设经历了从起步初创到快速提升的过程，目前已经形成了良好的工作局面。这是来之不易的。它得益于校友总会越来越清晰地认识到了信息化在促进校友工作发展中的重要作用，信息化水平既是内涵水平的一个具体体现，也是促进内涵建设的一个重要技术途径；它得益于学校紧紧抓住并充分利用了新校区建设这一重大机遇，把信息化基础设施建设与新校区建设同步规划、共同推进，从而为信息化建设打下了坚实的基础。  
  同时，在校友工作信息化建设过程中，我们注重广泛深入调研学习，吸取了中南大学、湖南大学等兄弟高校在这方面的成功经验和弯路教训，从而在更高的起点上谋划我校校友工作信息化建设。我们不过分追求设备系统的先进性，而着重关注它们的适用性和性价比；我们坚持“统筹规划、分步实施、量力而行”的方针，注重打好基础，妥善安排资金投入，把握轻重缓急。
  然而，我们也要清醒地意识到，我校校友工作信息化进程时间短、任务重，我们仍然缺少足够的技术储备和经验储备，缺少对信息系统建设和运行管理的经验，目前仍然存在一些较为明显的问题。在学校信息基础设施建设、基本网络信息服务、信息化辅助管理等方面已经取得重大进展的情况下，如何适应信息技术发展和教育信息化的潮流，让信息化更加直接和有效地为校友工作的内涵发展服务，已经成为我们必须思考、研究和解决的问题。
校友工作信息化建设，我们永远在路上。